オフィスのあり方が大きく変わる今、デジタル技術を活用して業務や環境を刷新する「オフィスDX」に注目が集まっています。本記事では、オフィスDXの定義から具体的な手法、導入事例までをわかりやすく解説します。

オフィスDXとは？いま注目される理由と背景を解説

オフィスDXとは、デジタル技術を効果的に活用し、オフィス環境や日々の働き方を根本から見直すことで、業務の効率化や社員の働きがい（エンゲージメント）向上を目指す取り組みです。

単に新しいITツールを導入するだけでなく、オフィスの機能や役割そのものを再設計し、企業に新たな価値を生み出すことを目的としています。

DX（デジタルトランスフォーメーション）の本質とは

「DX（デジタルトランスフォーメーション）」とは、単にアナログな情報をデジタルデータに置き換える「デジタル化」とは一線を画し、企業文化や業務プロセスそのものを根本から変革する取り組みを指します。

例えば、以下のような取り組みが挙げられます。

• 紙ベースの業務をクラウドシステムに移行する
• 定型的な業務プロセスをRPA（ロボティック・プロセス・オートメーション）などで自動化する

これらはITツールの導入事例ですが、DXではそれらを通じて「ビジネスの仕組み自体を再構築する」ことに主眼が置かれます。

オフィスという物理的な空間もこの変革の対象であり、そこで働く人々の体験価値を向上させるという視点が不可欠です。

なぜ「オフィス」にDXが必要なのか？

働き方の多様化が進む中、旧来のオフィス設計では柔軟な対応が難しくなっています。

特に、業務の種類や活動内容に応じた最適なワークスペースを提供するABW環境では、座席の最適配置や会議室の予約管理など、デジタル技術を使った改善が不可欠です。

オフィスDXは、この新しい働き方を支える基盤として注目されています。

オフィスDXの導入が求められる時代背景とトレンド

2020年以降、新型コロナウイルス感染症（COVID-19）の拡大をきっかけに、企業の働き方は大きく変化しました。

在宅勤務やABWの普及により、オフィスの在り方や活用方法を最適化しようとする動きが加速。コスト削減やスペースの有効活用、社員エンゲージメントの向上など、さまざまな目的でDXの導入が進められています。

さらに、ESG経営やウェルビーイングの観点からも注目されており、オフィスDXは企業価値の向上を支える重要なテーマとなりつつあります。

 

オフィスDXで解決できる課題とは？

オフィスDXは単なる技術導入ではなく、目の前の業務課題を解決する実務的な手段です。

業務プロセスの効率化と省力化

ABWが進展する今、オフィスの外でも、どこでも効率よく業務が進む仕組みを整えることが求められています。

RPAやクラウドツールなどを導入することで処理スピードの向上とミスの削減を実現することができ、ABW環境でも柔軟に働きながら効果的に業務を進めるための仕組みができあがります。

コミュニケーションの活性化

リモートワークが普及した今、社内のコミュニケーションの質をどう維持・向上させるかが課題です。

チャットツールやWeb会議システムを積極的に活用し、リアルタイムな情報共有や雑談の機会を設けることが、組織の一体感につながります。

データ活用による業務と空間の最適化

オフィス内の人流データ、座席稼働率、会議室利用率などを可視化することで、スペースの無駄や稼働状況を把握し、改善に役立てることができます。

これにより、コスト削減だけでなく、社員の働きやすさ向上にもつながります。

セキュリティ強化とリスク管理

オフィスは機密情報を扱う場でもあります。入退室管理システムやデバイス認証の導入により、不正アクセスや情報漏洩リスクを最小化できます。

特に、ゼロトラストセキュリティの考え方を取り入れることで、より強固な安全対策が可能です。

ABWへの対応

社員がそれぞれの業務に最適な場所や方法で働ける環境を提供するため、柔軟な座席配置や多様なワークスペースの整備が求められています。

また、オフィス内外で異なる業務ニーズに対応できるようリモート勤務者にもオフィスと同じ情報や環境にアクセスできる仕組み作りが、今後ますます重要になります。

従業員体験（EX）の向上

快適な作業空間、スムーズな業務支援ツール、健康を支えるオフィス環境など、オフィスDXは「社員の満足度」や「エンゲージメント」にも直結します。

これにより、人材定着やパフォーマンス向上が期待できます。

コスト最適化とサステナビリティ推進

エネルギー使用量の最適化、紙資源削減、スペース縮小など、コスト削減と環境配慮の両立もオフィスDXの大きな役割です。企業のサステナビリティへの取り組みとしても、オフィス改革は重要な一手になります。

 

オフィスDXの全体像と主なアプローチ手法

ここでは、オフィスDXを実現するための具体的なアプローチと、考慮すべきポイントを紹介します。

データとテクノロジーを使って「空間」を最適化する

オフィスDXの基本は、空間を「人が集まる場所」から「データで管理する資源」として捉え直すことです。

センサーやIoT機器を活用することで、人の動きや設備の利用状況が数値化され、より柔軟な設計と運用が可能になります。

オフィスITシステムの導入ポイントと選定の観点

ITシステムを導入する際は、機能性だけでなく「誰がどのように使うのか」も重視すべきです。操作が複雑すぎると、現場で活用されなくなるリスクがあります。

スモールスタートでの検証や、現場の声を取り入れたツール選びが成功の鍵です。

ITだけでは不十分？「人と運用」を含めたDX設計の必要性

技術だけではオフィスの課題は解決しません。

例えば、座席予約システムを導入しても、社員に周知されなければ機能しないのです。

重要なのは「運用設計」と「社内浸透」。DXは「仕組み」＋「人」の両輪で回してこそ真価を発揮します。

 

オフィスで取り組める具体的なDX施策7選

ここでは、オフィスDXを現場でどう実装すればいいのかを、具体的な施策として紹介します。すぐに取り組める内容から中長期の施策まで、幅広く網羅しています。

座席管理システム：出社率の変動に柔軟対応

出社とリモートが混在する働き方では、座席を固定せず、必要に応じて予約できる仕組みが求められます。

座席管理システムを活用すれば、誰がどこに座るかが一目でわかり、出社調整やフロア設計もスムーズになります。稼働状況を分析すれば、オフィス面積の最適化にもつながります。

会議室予約の最適化：空き状況の可視化と予約ルールの整備

「会議室がいつも埋まっている」という悩みは、予約システムの整備で大きく改善できます。

例えば、無断キャンセルを防ぐために自動キャンセルルールを設けたり、必要人数に応じた最適サイズの部屋を推奨する仕組みを取り入れたりすることで、会議室の回転率が向上します。

入退室管理：セキュリティ強化と利用ログの分析

ICカードやスマホアプリでの入退室管理は、セキュリティ向上だけでなく、オフィスの出入りデータを取得する手段にもなります。

この情報を活用すれば、ピークタイムの混雑緩和策を打ったり、非常時の安否確認体制を強化したりすることができます。

設備利用の可視化：空調・照明・電源の効率運用

オフィス内の設備は、使われていない時間帯も稼働していることが多く、エネルギーの無駄が発生しがちです。

人感センサーやIoT制御を活用して、必要なときだけ自動的にON/OFFできる仕組みを整えれば、コスト削減と環境負荷軽減の両方を実現できます。

クラウドPBXやチャットツール：社内コミュニケーションの変革

電話業務のクラウド化（PBX）や、Slack、Teamsなどのチャットツール導入により、社内コミュニケーションは格段にスピーディーになります。

リアルタイムな情報共有が可能になるだけでなく、業務ナレッジの蓄積や、働く場所に縛られないコラボレーションも促進されます。

バーチャルオフィス：フルリモート時代の新しい“居場所”

テレワーク主体の企業では、バーチャルオフィスサービスを使って、社員同士が「気軽に話しかけられる空間」を作る試みが広がっています。

アバターで在席状況を可視化したり、ちょっとした雑談が生まれるスペースを用意したりすることで、孤立感を防ぎ、チームの一体感を育てます。

ファシリティIoT：人流・環境データの活用で空間改善

センサーやビーコンを活用して人の動きを可視化すれば、どこが混雑し、どこが空いているかをリアルタイムに把握できます。

このデータをもとにレイアウトを見直したり、利用率の低いスペースを再活用したりすることで、オフィスのパフォーマンスを最大化できます。

 

オフィスDXの進め方：どこから始める？何を整える？

ここでは、オフィスDXを進める際に陥りがちな迷いを解消し、現場で実践しやすい導入ステップを紹介します。

目的を定める：業務効率化か、働き方改革か

まず大切なのは「なぜDXを行うのか」を明確にすることです。目的が曖昧なままだと、導入後に形骸化しやすくなります。

例えば「会議室が取りづらい」なら予約の仕組みを見直す、「出社率に波がある」なら座席管理を見直す、といった具合に具体的な目的を設定しましょう。

現状の可視化：まずは「困っていること」を洗い出す

DX導入の前に、自社の業務や空間にどんな課題があるのかを丁寧に洗い出すことが必要です。

現場の声を聞きながら、業務の流れをフローチャート化するのも効果的です。可視化することで、どこに非効率があるのかが見えてきます。

スモールスタートで始める：座席や会議室からの導入例

いきなり大規模なシステムを導入するのではなく、まずは「使い勝手がよく、費用対効果の高い」領域から始めましょう。

座席や会議室の管理など、誰もが使う場所からスタートすることで社内浸透が早まり、成果も実感しやすくなります。

社内巻き込みのポイント：利用者と現場の声を反映する

システムは「導入して終わり」ではありません。

実際に使う社員の意見を取り入れることで、使いやすさが向上し、定着しやすくなります。社内アンケートやテスト導入などを通じて、現場の声を施策に反映させることが成功の近道です。

 

オフィスDXの導入事例に学ぶ、成功のパターンと工夫

オフィスDXは、机上の空論ではうまくいきません。実際に現場で試行錯誤を重ねながら、課題を乗り越えていった事例を知ることが、次の一歩につながります。ここでは、具体的なケーススタディを紹介していきます。

出社率の低下に対応し、オフィススペースを再設計した事例

リモートワークが定着する中、常にオフィスの半分以上が空席という状況に悩んでいた企業がありました。

センサーによる稼働率測定を導入したところ、使用されていないフロアが明らかになり、思い切ってスペースを縮小。浮いた空間をラウンジや小規模ミーティングエリアに作り変えたことで、出社した社員の満足度も高まりました。

結果として、コスト削減とエンゲージメント向上の両方を実現できた成功例です。

フリーアドレスの混乱を座席予約システムで解消した事例

フリーアドレス制を導入したものの、「座る場所がない」「チームで集まりづらい」といった混乱が続いていた企業では、座席予約システムを取り入れることを決断しました。

部署単位でゾーンを設ける工夫も加え、さらに急なキャンセルへの対応ルールも整備。運用開始後は、社員同士の不満も減り、自由な働き方とオフィス利用の秩序がバランス良く両立するようになりました。

ハイブリッド会議の質を向上させた会議室DX事例

オフィスとリモートをつなぐハイブリッド会議で、音声が聞き取りづらい、発言のタイミングが合わない、といった課題が頻発していた企業では、会議室設備を根本的に見直しました。

マイク・スピーカー・カメラを専用機材に統一し、予約時に「ハイブリッド対応可」の表示も追加。こうした工夫によって、リモート参加者も発言しやすくなり、結果的に会議の質が劇的に向上しました。

遠隔地にいるメンバーとの一体感も取り戻せた好例です。

DX推進における社内反発を乗り越えた成功パターン

新しいツール導入のたびに現場から反発を受け、なかなかDXが進まなかった企業では、アプローチを大きく変えました。

まずは現場メンバーをシステム選定に巻き込み、「自分たちが選んだ」という意識を持ってもらうことに成功。

さらに、最初に導入した会議室予約システムで小さな成功体験を共有し、徐々に社内の空気を変えていきました。

今では、社員自ら「次はこの業務も効率化したい」と声を上げるようになり、DX推進が自然な流れになっています。

 

まとめ

オフィスDXとは、単なるIT導入ではなく、働き方や空間のあり方を再設計する取り組みです。現場の課題を起点に、小さな改善から始めることで、社内にも受け入れられやすくなります。

まずは「どこが不便か」を見つけるところから一歩を踏み出してみてください。