高い操作性と手厚いサポートが最大の魅力
株式会社ジーベックス様
| 社名 | 株式会社ジーベックス |
| 業種 | 映像・音響機器の専門商社・施工会社 |
| 社員数 | 100名未満 |
| URL | https://www.xebex.co.jp/ |
| 営業本部 テクニカルサポート担当の平野様にお話しを伺いました。 | |
フリーアドレスのきっかけはオフィス移転。柔軟な働き方と業務効率化を実現。
簡単に、御社の事業内容と平野様の普段の業務について教えていただけますでしょうか。
当社は、映画館・スタジオ・試写室など各種施設向けの映像音響システムの設計・導入を行っております。
また、映像や音響を活用した空間演出やデジタルサイネージの企画・施工、さらに映像・音響に特化したマネージドサービスも提供するなど幅広い事業を展開しております。
私自身は社内IT全般を担当しています。社員が使うPCやiPhoneの管理、社内システムの運用・保守、ユーザーアカウントの管理、システムのリプレイス対応など、社内のITに関わることはほぼ全て一人で見ています。そのため、社内のシステムトラブルや困りごとがあれば、まず私に相談が来るような体制になっています。
フリーアドレスを導入した経緯について教えてください。
2025年2月のオフィス移転をきっかけに、フリーアドレス導入を決めました。
もともとは営業部門だけがフリーアドレスで他部署はずっと固定席でしたが、移転先のオフィスが前よりも小さく、全員分の座席を確保するのが難しい状況になりました。 検討当初は「業務効率が下がるのではないか」「部署毎に設置している固定電話はどうするのか」など 社内からさまざまな意見や懸念の声がありましたが、オフィスのスペースや席数の都合から、最終的にはフリーアドレスで運用する流れになりました。
現在、固定電話は外部サービスに代行しており、導入後のコミュニケーションも問題なく、非効率になったという意見は出ていません。固定電話に縛られないことで、かえって柔軟な対応が可能になったのかなと思っています。
「朝の席取りストレスをなくしたい」——その想いで座席予約システムを導入。
Desk Mosaic導入の決め手はサポートの手厚さ。
座席予約システムを導入した経緯を教えてください。
移転にあたり他社のオフィス見学をさせていただいた際に、基本的にどこも座席管理システムが導入されているのを目にして、 システムの検討を始めました。 「朝の席取りがストレス」という社内の意見もあったため、予約できるシステムは必要だと思いました。 そのため、システム導入については最初から抵抗なく検討が進みました。
Desk Mosaicに決めた理由はなんでしょうか？
導入するまでに7～8社ほど座席管理システムを比較検討し、Desk Mosaicも含めて4社ほどトライアルを行いました。
最終的な決め手は価格と操作性、サポートの手厚さです。
当社では全社員に会社携帯を支給していないため、PCからでも簡単に操作できることが条件でした。
トライアルした中でもDesk Mosaicは予約や変更、キャンセルなどの基本操作が一番やりやすかったです。 移転後に社員がスムーズに利用できること、また、誰でも簡単に操作できるという点において不安がないと感じました。
あとは、チームメンバー機能、抽選機能があることも選んだ理由のひとつです。
スケジュールボードをなくす前提でシステムを探していたため、チームメンバー機能で社員の勤怠ステータスやホワイトボード機能がシンプルに使える点は大きな決め手になりました。
価格も、100名未満であれば人数が増えても定額で使えてコストを抑えられる点が当社には合っていると感じました。
何より、Desk Mosaicの担当の方がとても親身に対応してくれたことが最終的な後押しになりました。
私は移転プロジェクトやシステム導入などを一人で担当していたため、導入準備から初期設定・マップ登録などを自分だけで進めるのは不安だったのですが、困った時にすぐに相談できて丁寧に対応していただけたことは大きかったです。
Desk Mosaic導入までの流れと、社内の反応はいかがでしたか？
導入にあたっては、移転前にトライアル期間を設け社員にも実際に使ってみてもらいました。 移転前のオフィスが2フロアだったのですが、それぞれのフロアにPCとQRコードのサンプルを置き、試してもらうようアナウンスしました。 その間も「同じ席に座るのではないか」という声は聞こえてきましたが、操作などについて不満や困りごとの声は上がってこなかったです。
初期設定やマップ登録は正直少し大変でしたが、Desk Mosaicの担当の方にフォローいただいたおかげで大きなトラブルなく進めることができました。 導入の初期設定などはどのシステムでも大変だと感じたので、今回のような支援がなかったら導入は難しかったかもしれません。
簡単な操作で高い定着率を実現。「自由な座席選び」でも現場はスムーズに。
今後の新機能開発にも期待。
Desk Mosaicを導入してみていかがですか？
社員みんなが本当に使いこなせるか心配していたのですが、移転前のトライアル期間中から実際に使ってもらっていたこともあり導入後大きなトラブルもなく、スムーズに運用開始することができて安心しました。導入から半年経った現在も「使い方が分からない」「利用が面倒」といった声はありません。簡単な操作で社員の利用率も高く、短期間でしっかり社内に定着して今では日々の業務に欠かせないツールになっています。
サイネージ機能を利用して執務室の大きなモニターに座席マップを投影しているのですが、誰が来ているか、空いている席がどこか一目でわかるのでとても便利です。 予約せずに来て、その場で空席状況を確認してから利用する人もいます。
同じ席に座りたい人は同じ席、毎日違う席がいい人は好きな席と、どの座席に座るかは社員にまかせていますが、「使いづらい」という声は全く聞こえてきません。
実際に使ってみて良かった点は、新しく入った社員がマップ上で名前を確認でき、顔と名前が一致しやすくなったことですね。 普段から出社しているものの、あまり接点のない他部署の人の名前がわかるようになったことで社員からも助かるという声をもらい、導入して良かったなと思いました。
ただ、当初導入の決め手となったチームメンバー機能については残念ながら現在は使わないことになってしまいました。
導入のタイミングで社内のニーズが変わってしまい、全社員の勤怠ステータスを一画面で一覧で見れるようにしたいという要望があり、社員の勤怠ステータス管理については別のシステムを利用することになりました。座席はDesk Mosaic、勤怠管理は別システムと住み分けて利用しています。
ですが、先ほど当社のニーズに合った勤怠ステータス管理についてもDesk Mosaicから追加開発の提案をいただきました。機能追加いただけると大変うれしいですね。
最後に、オフィスに悩まれている企業様に一言いただけますでしょうか。
Desk Mosaicは操作がシンプルで、サポートがとても親切です。
システム導入時は初期設定など大変なところもあるのですが、手厚くフォローしてくれますし、一人情シスの私でも安心して導入できました。 エンジニア経験がある担当の方が対応してくれる点も良かったです。何かあったときにすぐ頼れる体制が整っていてすごく助かりましたし、他社と比較してもそこは際立っていると思いました。
困っている方や悩まれている方はぜひ一度相談してみてください。
Desk Mosaicスタッフ一同より
映画に関連した装飾やアイテムが随所に配置されており、洗練されたデザインと落ち着いた雰囲気のオフィス空間がとても素敵で印象的でした！
Desk Mosaicでは導入を担当したメンバーがアフターサポートまで担当する体制が強みでもあるので、そこに価値を感じていただけて大変嬉しく思っております。
チームメンバー機能についてはお客様のご要望にお応えできるよう引き続き開発を進めてまいります。
これからもお客様にとってさらに使いやすいサービスが提供できるよう改善を行ってまいりますので、ご要望やお困りごとがございましたらいつでもお気軽にご連絡いただけますと幸いです。
この度は貴重なご意見をお聞かせいただきましてありがとうございました。
今後とも、Desk Mosaicをよろしくお願いいたします！
