社員が本業に専念できる職場環境を目指す、業務効率とオフィス最適化への取り組み

簡単に、御社業務統括本部様のミッションと普段の業務について教えていただけますでしょうか。

当部のミッションは、“社員が本業に集中できる環境を整えること”です。そのために、社内BPOの推進をはじめ社内業務フローの電子化や効率化、省人化を進めています。オフィスに関しても、従来は組織ごとに管理がなされていましたが、これではコストのばらつきや手間がかかってしまうため、共通する機能は全社的に集約し、共同利用化を進めています。
日々の業務では、社員からの問い合わせを円滑に行うための環境・仕組みづくりにも取り組んでいます。
当部には「データドリブン経営の推進」という大きなテーマもあり、社内の問い合わせ件数や内容などのデータを分析し、社員がどんな課題や疑問を持っているかを把握することで経営方針策定や業務改善に役立てています。
Desk Mosaicについても社員の利便性はもちろんですが、一方でどれだけオフィスリソースが適切に使われているのかを把握してオフィスの拡張や最適化を図りたいという思いがあります。

フリーアドレスを導入した経緯について教えてください。

組織ごとではありましたが、当社は十数年前からフリーアドレスを導入してきました。
当時フリーアドレスを導入していた部門では全員分の座席があり、5～60席ほどのグループ単位で自由に好きな席に座るシンプルな運用でした。見渡せば誰がどこに座っているかもわかりましたし、特にシステム導入もしていませんでした。
コロナ渦をきっかけにハイブリッドワークが本格的に始まり、改めて働き方やオフィス運用を見直すことになりました。そしてオフィスの標準化やコストの削減、出社率の変動に柔軟に対応できるという点から、フリーアドレスを導入する割合が増えていきました。

(写真左から) 両角様、長田様

コミュニケーション重視のオフィスへ
——予約システムによる柔軟な働き方と環境整備。

座席予約システムを導入した経緯を教えてください。

働き方を見直す中で、出社とリモートそれぞれの働き方の役割について社員にヒアリングしたところ、出社時はコミュニケーションを取ること、一方で単調な作業や日々の営業活動はリモートで十分という意見が多くありました。
コロナ禍でオンライン会議が増えたことに加え、社員数も増加したため、出社時のコミュニケーションスペースや会議室の不足、座席が足りないといった課題が顕在化しました。今の働き方に合ったオフィスに変更するため、従来のように部署ごとに席やエリアを分ける運用から、共通する機能は組織間の壁を取り払った全社的なスペース共有へとシフトすることになりました。
複数のフロアを自由に使えるようになったことで、誰がどこにいるのか分からない、予約しないと席がない、業務に合った席が使えないという新たな課題点から、座席予約システムがないと運用が回らないという結論になりました。
また、管理面でも、座席の稼働状況を把握して流動的にレイアウトを変更したいという思いもありシステム導入することになりました。

直感的でシンプル、使いやすいUIが現場にフィット。

Desk Mosaic導入までの流れと、社内の反応はいかがでしたか？

Desk Mosaicが生み出す新しいコミュニケーション
——使いやすさとオフィス最適化の両立。

グループ会社だからこそやりやすかった点などはありますか？

同じグループウェアを利用しているため、チャットで連絡できる点は便利だと感じました。不明点などがあればチャットベースですぐに聞くことができて、大変助かりました。それ以外ではグループ会社だからということで大きな違いは特に感じませんでした。

今後Desk Mosaicをどのように活用していきたいですか？

社員がその日の業務内容に合わせて最適な席を選べるように、座席の過不足を調整していきたいです。
フリーエリアも残しつつ、基本的にはすべての座席を予約制にすることで座席の利用状況が可視化できると思うので、Desk Mosaicをオフィスファシリティの最適化に使いたいということが一番ですね。
これまではなんとなくの感覚だった部分を、今後はデータを活用して、必要に応じてレイアウトを変更しながらより効率的なオフィスづくりを目指していきたいです。

Desk Mosaicの価値とは——毎日の利用状況が導く最適なオフィス運用

最後に、オフィスに悩まれている企業様に一言いただけますでしょうか。