「席は空いているけど、削るって言うと現場が反対するんだよね」――オフィス移転の現場で、そんな声を聞いたことはありませんか？感覚では把握しきれない“座席の使われ方”を可視化し、最適なスペース設計へつなげるには、稼働率分析が欠かせません。この記事では、現場で役立つ具体的な準備やステップを紹介しながら、読者が自信を持って提案できるようになるまでをガイドします。

なぜ今稼働率を正しく測る必要があるのか

オフィス移転の意思決定が感覚頼りになっていませんか？

この章では、その“曖昧さ”を稼働率データで解消する理由を解説します。

空いているのに減らせない？オフィス運用の”もやもや”

現場の声を聞くと「明らかに空席は多いけど、減らせとは言えない」と悩んでいるケースが非常に多いです。

なぜなら、「空いている」ことが直感ではわかっていても、それが「無駄である」とは証明できないからです。

こうした場面で役に立つのが稼働率という“客観的指標”です。席ごとの利用状況を可視化することで、空席の多いエリア、特定の時間帯にしか使われていないゾーンなど、改善余地が数値で見えてきます。

結果、関係者間の議論が「印象」ではなく「事実」に基づいて進められるようになります。

移転前の「現状把握」があいまいだと何が起きる？

オフィス移転において、現状の使われ方を正確に捉えずに進むと、「新オフィスでも同じ問題を繰り返す」リスクが高まります。

たとえば、固定席中心の古い働き方が続いていたのに、そのまま面積だけ縮小した結果、社員が席に座れず不満が爆発――これは現状を見誤った典型例です。逆に、稼働率を可視化しておけば、「実際はフリーアドレス化できる余地がある」「チームによって出社傾向が異なる」といった示唆が得られ、新しい設計に反映できます。

感覚からデータへ：意思決定の説得力が変わる理由

部門責任者や経営陣に新レイアウト案を提示する際、口頭で「空いている気がします」では伝わりません。一方、「この3ヶ月間、ゾーンAは平均稼働率27％です」と示せば、納得感がまるで違います。

データがあることで、“現場の肌感”と“経営判断”のギャップを埋め、合理的な合意形成を促すことができます。

特に複数拠点の運用やリニューアル案件では、データドリブンな判断はもはやデファクトスタンダードといえます。

 

稼働率を測るには、何を定義すればいい？

稼働率を正確に測るためには、最初に“稼働”をどう定義するかが重要です。この章ではその定義や観点を具体的に紹介します。

そもそも稼働率とは何を指すのか

「稼働率＝使われた席数 ÷ 総席数 × 100」──これが基本の考え方ですが、重要なのは“使われた”の定義です。

たとえば予約が入っていたら“使用”と見なすのか、実際に座っていたかどうかを記録するのか。組織によって運用スタイルが違うため、自社に合った基準を設定することが出発点となります。

具体的には、次の2つの観点から判断します。

• フォーマルな「予約」に基づくか？
• センサーやWi-Fi接続、ICカード打刻などの「実利用」データに基づくか？

この定義を曖昧にしたまま分析すると、稼働率の数値が使い物にならなくなってしまいます。

予約ベースと実利用ベース、それぞれの考え方

予約ベース稼働率は、席の「利用予定」が見える化されるため、予測や調整に向いています。ただし、空予約（来ない人）を含むため、過剰評価になるリスクがあります。

実利用ベース稼働率は、センサーや打刻ログから「実際の利用」を測れるため、正確性が高いです。ただし、仕組みの整備が必要になります。

両者を併用し、ギャップ分析を行うことで、「予約は入っていたけど使われなかった席」を特定し、ルールの改善にもつなげられます。

見るべき単位は？（時間帯、部署、ゾーンなど）

全体の平均稼働率だけでは、意思決定の材料として不十分です。次のような切り口で分解することで、具体的な改善のヒントが得られます：

• 時間帯別（例：9〜11時／13〜15時など）
• 曜日別（例：月曜と金曜で出社傾向が異なる）
• 部門別・チーム別（部署によって使い方が大きく異なる）
• ゾーン別（窓際エリア、会議室エリア、静音エリアなど）

このようにセグメント化することで、設計・配置・制度の見直しにつなげるための“使える稼働率”になります。

 

移転前の現地調査フェーズでの実施事項　

稼働率分析を行う前に必要な準備と実行ステップを、現場で再現できるレベルで具体的にまとめます。

システム設定・運用ルールの整備（事前整備）

座席管理システムを使ってまず取り組むべきは、分析の土台となる「前提条件の整備」です。

• どの期間のログを使うか（1か月か、3か月か）
• 分析に必要なログに誰がアクセスできるか
• 予約キャンセルや打刻ミスはどう扱うか

ここで座席管理システムを導入していると、こうした前提整備が非常にスムーズです。多くのシステムでは、予約期間のフィルター設定やログインユーザーごとの権限設定ができ、さらに「予約＝利用」と見なすためのルール設定（キャンセルポリシー・チェックイン制御など）も標準で備わっています。

この段階での整備がしっかりできていれば、後の分析が格段に信頼性の高いものになります。

予約・在席データの取得とクレンジング

次に行うのは、実際のログデータを集めて分析用に整備する工程です。

• 予約ログ（座席ID、時間帯、ステータス）をCSVで出力
• 実利用ログ（打刻／センサー／Wi-Fi接続）を取得
• キャンセル・欠損・重複などを除外してクリーンな状態にする

多くの座席管理ツールでは、CSVやBI連携用フォーマットでのワンクリック出力が可能。

さらに、重複・欠損データの補正や、タイムゾーンの統一処理など、クレンジングの工程が自動化されていることも少なくありません。

複雑なデータ整備にかかる時間を最小限に抑えつつ、正確な稼働率の算出が可能になります。

可視化・ギャップ分析・現場ヒアリングの活用

分析結果をどのように活用するかが、実務で最も重要なポイントです。

• 稼働率のヒートマップ表示で、過密エリアや空席ゾーンを可視化
• 部署別・時間帯別の稼働率をダッシュボードで比較
• ギャップ（予約と利用の差異）をもとに、現場でのヒアリングやアンケートを実施

この工程こそ、座席管理システムの“真価”が発揮される場面です。多くのツールは、フロア図と連動したヒートマップの生成や、部門・時間帯・エリアでのフィルター表示機能を備えており、画面上での「課題の見える化」が非常にしやすくなっています。

また、空予約率やキャンセル率を自動でレポート化できる機能もあり、ヒアリングすべきエリアを効率よく特定することが可能です。

 

導入に迷うときに押さえたい3つの視点

座席管理ツールの導入に踏み出せないときに確認したい、規模や工数に合わせた判断基準を提示します。

自社規模・予算に合う方法の選び方

「高額なツールじゃないと使えないのでは？」という心配は無用です。

最近では、中小企業向けの軽量型・安価な座席管理システムも多く登場しています。Googleカレンダー連携型や、既存のグループウェア上で動作するものなど、必要な機能だけに絞った製品もあります。

一方で、拠点数が多い大企業では、複数拠点・拠点間比較ができるダッシュボード連携型が有効です。

つまり、「規模に合ったツールを選ぶこと」が重要なのです。

工数が心配？ツールと手動の使い分け

全自動化を目指すと、初期導入や教育コストが大きくなります。

たとえば、最初の1か月は一部フロアだけセンサー導入、他のエリアは簡易なアンケートでカバー、という使い分けが有効です。

目的は「完璧な計測」ではなく、「意思決定に足る情報を得ること」だと認識しておくと、導入のハードルが下がります。

空予約やキャンセルをどう扱うべきか

予約は入っていたのに、実際には誰も来ていない――この“空予約”を放置すると、稼働率が実態より高く見えてしまいます。

打刻ログやWi-Fi接続の有無を併用する、キャンセルルールを厳格化する、といった対策が重要です。

また、空予約が頻発しているエリアやチームは、運用改善の対象として明示的に扱うべきです。

 

まとめ

オフィス移転は単なる“引っ越し”ではありません。それは、「これからどう働きたいか」を考える場でもあります。その第一歩は、“今どう働いているのか”を正しく知ること。

座席稼働率の分析は、オフィスを最適化するための羅針盤になります。

大切なのは、感覚に頼らず、事実に基づいた判断ができる体制を整えることです。“空いている席”を“可能性のある席”に変える視点を、今日からあなたの職場にも持ち込んでみてください。